¿Qué importancia tiene una lista de verificación para administrar sus activos?

¿Qué importancia tiene una lista de verificación para administrar sus activos?

Algunas personas ya usan el lista de verificación en tareas comunes como una lista de compras o una lista de tareas del día. Esta es una herramienta para recordar cosas que se olvidarían con el tiempo y también ayuda a organizar su rutina y su mente. Es decir, funciona para optimizar la administración de su tiempo y recursos y garantizar la ejecución exitosa de las tareas. Aprenda a continuación cómo se utiliza la lista de verificación en contabilidad y administración en activo.

Es importante saber que hay tres tipos de listas de verificación: lista de verificación, tareas pendientes y solución de problemas. La verificación de pasos es la más común y generalmente se usa para organizar los requisitos para mantener un trabajo, o cuando la situación tiene un tiempo limitado. Las tareas se componen de elementos que debe completar el equipo. La resolución de problemas, por su parte, propone la identificación y resolución de desafíos, consistente en instrucciones a seguir para el procedimiento. Por tanto, es una gran herramienta para afrontar imprevistos.

¿Para qué sirve una lista de verificación?

En un viaje en avión, los miembros de la tripulación hacen una lista de verificación antes de despegar: abroche su cinturón de seguridad, apague su teléfono celular, no se recueste y realice otras tareas para asegurarse de que el viaje sea seguro y sin problemas. 

Una lista de verificación también puede contener preguntas clave para organizar su pensamiento y las soluciones a tales problemas. ¿Habrá frío donde vamos? ¿Qué haremos una vez que lleguemos? ¿Y qué hacemos si algo sale mal? De esa manera, hacer una lista de verificación lo ayudará a prepararse para eventos hipotéticos.

Las listas también se utilizan para la recopilación de datos. Una recopilación de listas de verificación puede ser útil para evaluar cómo se realizó el trabajo, identificando errores y descuidos para que las actividades futuras tengan un mejor resultado. Ya sea creando gráficos, histogramas o diagramas, para seguir el proceso de trabajo y reflexionar sobre formas de mejorarlo.

¿Qué debo tener en una lista de verificación?

Es importante que la lista de verificación sea clara y concisa con lo que desea enumerar para la mejor ejecución de sus tareas. En él, enumere lo que debe hacerse y otros elementos, como:

  • Procesos o proyectos que deben ser controlados, medidos o verificados;
  • Criterios de cumplimiento y posibles incumplimientos (lo que está bien y lo que está mal);
  • Frecuencia de inspección y frecuencia de verificación;
  • Responsable de tareas o inspecciones;
  • Procedimientos, especificaciones, parámetros y reglas que se aplican a las actividades verificadas.

También puede incluir fechas, recordatorios y otra información relevante. Se recomienda reservar un espacio para colocar críticas y observaciones para que puedas entender cómo se realizó cada tarea y utilizar esta información para el futuro.

Cómo hacer una lista de verificación en línea

Para hacer una lista de verificación en línea, necesita una herramienta para crear la lista. Algunas aplicaciones le brindan opciones de plantilla o le permiten hacer la lista manualmente. 

Puede personalizar la lista de verificación agregando una imagen de su elección. Por motivos comerciales, se recomienda utilizar una marca de agua o el logotipo de la empresa.

Una vez elegido el diseño, agregue los elementos que se presentarán, detallando cada uno de su elección. Elija la fuente a utilizar, los colores y el tamaño de la fuente. Cuando haya terminado, descárguelo para imprimirlo como una forma de seguridad.

Algunas herramientas que puede utilizar son Google Sheets, Bit o Connectteam.

¿Cómo funciona la lista de verificación con la gestión de activos?

Gestión de activos es una forma de extraer el valor de los activos de una empresa, siendo el balance de costos, oportunidades y riesgos, desempeño esperado de los activos, etc. El uso de listas de verificación en contabilidad puede ayudar en la gestión de activos, como:

  • Verificar el cumplimiento de los requisitos de un activo en la operación;
  • Verificar el ir y venir de activos por las unidades de la empresa;
  • Seguimiento y ejecución de tareas relacionadas con el control de activos;
  • Asegurar el seguimiento de los trabajos que necesitan una doble atención.

Para el mantenimiento preventivo y el mantenimiento predictivo, las listas de verificación y otros informes técnicos son fundamentales para la prueba e historial de activos, monitoreando activos, verificando no conformidades o problemas de equipos a lo largo del tiempo y generando indicadores.

Al implementar una lista de verificación en una empresa, primero elija una persona responsable de esta actividad. Puede ser un técnico, un supervisor o incluso el propietario de la empresa, quien hará un seguimiento de la creación, llenado e incluso mejoras al modelo creado.

Al presentar al equipo, deje todo en claro acerca de sus opciones para el modelo y explique explícitamente por qué los elementos no se pueden dejar sin completar. También puede establecer objetivos y bonificaciones para los entrenadores, como ofrecer una recompensa a aquellos que hayan completado 100% de los elementos. Al final, solo sigue los resultados.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una lista de verificación?

Además de organizar el ambiente de trabajo, las ventajas de implementar esta herramienta son:

  • Reducción de costos: optimiza la administración de los recursos utilizados, reduce el tiempo de comunicación con el equipo, organiza la información para el trabajo y crea una forma de predecir el camino que está tomando la gestión.
  • Estandarización de la comunicación: La comunicación entre el equipo, tanto interna como externa, mejorará al establecer qué información es importante y qué no debe perderse.
  • Conservación de activos: cuando la lista de verificación se convierte en una fuente de datos e historial, por ejemplo, las puntuaciones obtenidas en las listas de verificación durante un período determinado.
  • Seguridad y prueba: el checklist es un medio para verificar todo lo que se ha verificado, ya sea firmado por el cliente o el responsable de gestión, verificando cuándo y por quién se realizaron las inspecciones.
  • Impulsar los avances tecnológicos en la empresa: la organización y gestión del mantenimiento a través del checklist genera un avance en las metodologías ya implementadas en las organizaciones y puede ser la puerta de entrada a la mejora continua.
  • Satisfacción de los clientes: la eficiencia del trabajo generado traerá la confianza de sus clientes. Ya sea entregando informes o buscando nuevos servicios y contratos, los resultados de lista de verificación generarán referencias y, en consecuencia, más beneficios para su empresa. 

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